Gearchiveerd onder: Tools | Tags: casusbespreking, feedback, jury, kwaliteitsverbetering, onderzoek, persvoorlichters, schrijfwijzer, sjabloon, training
Durf feedback te vragen en expliciteer je keuzes en overwegingen. Dat zijn misschien wel de belangrijkste lessen om de kwaliteit van de persberichten structureel te verbeteren.
Gisteren was ik bij een ministerie om een ‘persberichtenwijzer’ te bespreken: een intern handvat voor het schrijven van persberichten. Een goede zaak: als er afspraken op papier staan (tips voor de kop, wat zetten we in de noot), dan zijn persberichten sneller geschreven en doet niet iedereen het anders. Maar het moet niet bij zo’n schrijfwijzer blijven. Hoe zorg je ervoor dat voorlichters de tips ook echt toepassen? Vijftien manieren ter inspiratie.
1. Maak een persberichtenchecklist: wat moet iedereen checken voor er een persbericht uit kan? Bijvoorbeeld: past het bericht op 1A4, kan je na de lead ophouden zonder dat de lezer met vragen blijft zitten, zijn de belanghebbenden ingelicht?
2. Maak een Word-sjabloon voor het persbericht: zo heeft de kop automatisch een grotere letter, is de lead vet, staat de noot voor de redactie al voor een deel ingevuld, gebruik je allemaal hetzelfde afsluitteken (zoals streep) of boilerplate. Andere vaste elementen: datum en aanduiding ‘persbericht’
3. Zet goede voorbeelden op intranet. Zeker handig als een bepaald type persbericht geregeld voorkomt: een aankondiging van een evenement, een prijsuitreiking, een nieuwe maatregel.
4. Bied voorlichters een training aan, coaching on the job of een meester-gezelconstructie. Door het schrijven te oefenen, mee te lopen met een ervaren voorlichter, concepten aan iemand te kunnen voorleggen, verbeteren individuele persberichtenkwaliteiten.
5. Interview journalisten. Bel een voor jullie organisatie belangrijke journalist eens op, of maak een afspraak om een paar recente persberichten te bespreken. Ze hebben weinig tijd, maar het is ook in hun belang dat ze goed bediend worden. Vragen staat vrij. Misschien waarderen ze de open houding juist wel.
6. Geef een pluim van de maand of organiseer een persbericht-van-het-jaar-wedstrijd. Met een interne of externe jury, compleet met nominaties, of juist klein: zet iedere maand tijdens een vergadering iemand in het zonnetje die een goed persbericht heeft geschreven. Beargumenteer ook waarom je het goed vond. Zo gaat kwaliteit leven.
7. Bespreek casussen. Bijvoorbeeld tijdens een intervisiebijeenkomst of op intranet. Waarom heb je besloten dit persbericht wel/niet uit te brengen? Waarom heb je gekozen voor deze nieuwsinvalshoek? Hoe had het ook anders gekund, maar waarom heb je dat niet gedaan? Welke woorden, quotes et cetera heb je bewust gemeden of juist gebruikt? Hoe hebben die keuzes uitgepakt? Hiermee maak je veel onbewuste kennis en ervaring expliciet.
8. Laat persberichtenkwaliteit ook deel uitmaken van het beoordelingsgesprek. Is het iets waar de leiding op let? Waaraan merken medewerkers dan de leiding die kwaliteit belangrijk vindt?
9. Nodig een externe tekstschrijver/journalist/voorlichter uit om feedback te geven op jullie persberichten. Leg een paar persberichten voor en laat hem of haar zijn feedback presenteren. Zo’n blik van buiten kan een echte eye-opener zijn. Zeker ook voor ervaren voorlichters (wake up-sessie).
10. Maak een analyse van de media-berichten naar aanleiding van jullie nieuws. Bijvoorbeeld op basis van een (e-)knipseldienst. Wat hebben journalisten toegevoegd, weggelaten, anders verwoord, in vergelijking tot jullie persberichten? Dit is tijdrovend, maar zeer leerzaam. Je kunt hiervoor misschien een stagiair aantrekken?
11. Geef ‘toeleveranciers’ een goede briefing. Welke nieuwsideeën en bouwstenen zijn voor jullie bruikbaar? Welk materiaal mogen ze bij jullie aanleveren?
12. Schrijf een artikel of open een rubriek in interne media: een personeelsblad, intranetpagina. Denk aan een tip van de maand, of een interview met een persvoorlichter zodat ook de rest van de organisatie meer ‘gevoel’ krijgt voor persberichten.
13. Benchmarking: ga na hoe vergelijkbare organisaties het doen. Wat kun je daarvan leren? Ook voor zo’n soort onderzoek zou je een stagiair kunnen inschakelen.
14. Laat een onderzoeksbureau een enquête houden onder journalisten of een focusgroep over jullie persvoorlichting. Een heel goede manier om de interne organisatie te ‘confronteren’ met de mening van de buitenwereld. Goed voor de bewustwording van sterke en zwakke punten, en eventueel de noodzaak tot veranderen.
15. Stel vakliteratuur beschikbaar, abonneer je op relevante blogs (;-)) en bied voorlichters ook andere hulpmiddelen aan: met wie kunnen ze vooraf brainstormen, of welke collega vindt het leuk om conceptteksten voor persberichten te corrigeren?
Succes! Ik hoor/lees graag jullie ervaringen.
Gearchiveerd onder: Tools | Tags: churnalism, journalisten, onderzoeksresultaten, persvoorlichters, UvA
Het is de eeuwige discussie tussen voorlichters en journalisten: worden er nu wel of niet veel persberichten letterlijk overgenomen in de media? Persvoorlichters vinden het een eer. Journalisten vinden het hun eer te na. In Engeland hebben ze een tool ontwikkeld die daar antwoord op kan geven: churnalism.com.
Ik schreef er al eerder over. De site vergelijkt automatisch een persbericht met een database van aangesloten media, en levert dan overeenkomstige nieuwsartikelen, met het exacte overlappingspercentage. Je kunt bovendien zien welke passages zijn gekopieerd.
Tijdens ‘De koppen bij elkaar’ (een symposium van SmartPR en De Perslijst) sprak ik Leendert van de Valk van de Universiteit van Amsterdam daarover. Hij is co-auteur van Gevaarlijk Spel, en onderzoekt de relatie tussen PR en journalistiek. Het lijkt me bij uitstek op hun terrein passen om de Nederlandse versie van churnalism.com te ontwikkelen. Een prachtig instrument voor onderzoekers om op metaniveau te kunnen analyseren, en voor voorlichters om veel te leren over schrijfstijl: wat sluit aan bij de verschillende media?
Interessante uitkomst van onderzoek van De koppen bij elkaar: PR-mensen zijn twee keer zo stellig over het kopieergedrag als journalisten. ’Ik neem persberichten vaak letterlijk over’ scoort onder journalisten 1,7 op schaal van 1 (geheel mee oneens) tot 5 (geheel mee eens). ‘Journalisten nemen persberichten vaak letterlijk over’ scoort onder voorlichters 3,7 op diezelfde schaal.
“Niks leuker dan met je voeten omhoog nieuwe woorden verzinnen”, zei Jan Kuitenbrouwer. Zo bedacht hij met FNV Bondgenoten de term ‘casinopensioen’ voor onzekere pensioenuitkeringen (de beheerders van het geld gokken ermee). Het woord is inmiddels ingeburgerd geraakt, doordat het pakkend is en consequent en veelvuldig is herhaald door de vakbondswoordvoerders. Omdat veel nieuwe acties, projecten en beleidsplannen via een persbericht wereldkundig worden gemaakt, is het zaak dat juist persvoorlichters alert zijn op een slimme woordkeus. Een paar voorbeelden:
- PlukZe-wet*: de naam voor de wet ‘ter verruiming van de mogelijkheden tot toepassing van de maatregel van ontneming van wederrechtelijk verkregen voordeel en andere vermogenssancties’ (oftewel veroordeelde criminelen mogen niet rijk worden van hun strafbare feiten: pluk ze!). Al tijdens de wetgeving heeft Justitie dit compacte, aansprekende begrip geïntroduceerd.
- Passend onderwijs: leerlingen met handicaps en gedragsproblemen krijgen geen speciaal onderwijs meer, maar gaan met extra begeleiding naar normale scholen. Waarom is dit ‘passend onderwijs’ genoemd? Dat speciaal onderwijs paste veel beter, maar werd te duur. Het is een verhullende term voor een bezuiniging, en kan zich daarom tegen de naamgever keren.
- Betuwelijn: het schoolvoorbeeld van hoe een projectnaam automatisch verzet oproept. Wie wil er nou een goederentrein laten denderen door de kwetsbare bloesemboomgaard van de Betuwe? Had de lijn de A12-lijn geheten (naar de snelweg die er al loopt en waar het goederenspoor langs zou kunnen gaan), dan was er vast minder weerstand ontstaan.
- Prachtwijk/krachtwijk: dit waren vroeger probleemwijken of achterstandsbuurten. Veel helderder, maar om de buurten geen negatief etiket op te plakken is voor een eufemisme gekozen. Maar waarom zou de overheid investeren in pracht- en krachtwijken? In die woorden klinkt door alsof alles daar al op rolletjes loopt.
- Kanjers: kinderen die gepest worden; die kunnen een ‘kanjertraining’ volgen. Journalist Aleid Truijens bestempelde ‘kanjer’ tot het ergste woord van 2011 (Onze Taal 12): “Het is ongetwijfeld goed bedoeld, maar in mijn oren klinkt het cynisch. Nog even en het betekent gewoon ‘kneus’.”
- Langstudeerdersboete: dit is de term die tegenstanders van het OCW-beleid hebben bedacht voor het hogere tarief dat je moet betalen als je lang studeert. OCW noemt het hoger collegegeld voor langstudeerders: geen bekkende term. Het is geen boete, want je overtreedt geen wet. Wat minister Halbe Zijlstra wil, kun je ook redelijk uitleggen: iedereen mag in beide studiefases (bachelor en master) een jaar extra studeren. Als je daar nog niet genoeg aan hebt, ga je de werkelijke studiekosten betalen, in plaats van het gereduceerde collegegeld.
- Omvallende banken: alternatief voor failliete banken, aldus Claudia de Breij: “Er is voor ‘omvallen’ gekozen omdat het dan een natuurverschijnsel lijkt” en dan treft de banken geen schuld.
- Roombeekramp*: deze term heeft burgemeester Mans destijds met opzet vermeden. Hij herinnerde zich de Bijlmerramp en wilde de Enschedese wijk Roombeek niet met zo’n naam opzadelen. Door die bewuste keuze kennen wij de ramp nu als ‘vuurwerkramp’.
* Deze twee voorbeelden komen uit het artikel ‘Hoe zullen we het noemen? Namen maken overheidsbeleid’ van Guido Rijnja.
Gearchiveerd onder: Tools | Tags: nieuws maken, NWO, onderzoek, pitchen, wetenschapsjournalisten
Een persbericht is als een speeddate: je moet de journalist overtuigen in de eerste seconden. Tijdens het NWO-evenement ‘Bessensap’ op 6 juni 2011 in Den Haag konden wetenschappers (en hun voorlichters) daarmee oefenen. Hoe prikkel je redacties? Hoe houd je een goede telefonische pitch voor je onderzoek?
Vragen die redacties stellen om je wetenschappelijke nieuws te beproeven:
- Wat kwam er uit je onderzoek, wat is je hoofdconclusie? Goed scoorde bijvoorbeeld: vaders leven langer dan kinderloze mannen. ”Daar sla ik op aan.”
- Hoe moet ik me dat precies voorstellen? Bijvoorbeeld: wat is het verschil in levensverwachting? Vaders worden gemiddeld 78 jaar, kinderloze mannen 74 jaar? De onderzoeker drukte zich uit in percentages (op 60-jarige leeftijd is de kans x% groter dat de man met kinderen nog leeft), maar dat is voor het publiek veel lastiger te volgen. ”Kun je die leeftijd leveren in de uitzending?”
- Is die bevinding echt nieuw? Wat wisten we nog niet? Is het bijvoorbeeld voor het eerst dat de relatie tussen kindertal en sterfte bij mannen is onderzocht? Vandaag op de wetenschapspagina van NRC Handelsblad een artikel met dit begin: “Antimaterie maken, dat was al eerder gelukt. Antimaterie langer bewaren dan fracties van seconden vereiste meer inspanning. Maar fysici [...] hebben die bewaarperiode nu toch weten te verlengen.”
- Wat is de betekenis, het belang voor de samenleving? Bijvoorbeeld bij medisch onderzoek: komt er een pil op de markt? Op welke termijn? Van welk probleem helpt dat mensen af? Onderzoek naar slagaderverkalking gaat de hele bevolking aan, en is daardoor sneller interessant. En ook al is er nog geen kant-en-klare toepassing, bij grote onderzoeken hoeft dat niet uit te maken: wat kan de deeltjesversneller gáán betekenen?
- Heb je daar een voorbeeld van? Een te vage bevinding is: onze omgeving beïnvloedt onbewust gedrag. Dat vraagt om concrete voorbeelden. “Het heeft nog geen bite.”
- Op welke manier sluit het aan bij de actualiteit? In verkiezingstijd zou je onderzoek naar gelaatsuitdrukkingen bijvoorbeeld kunnen toepassen op de gezichten van politici. En bij onderzoek uit het buitenland: gelden de bevindingen ook voor Nederland?
- Kun je dat hardmaken? Hoe heb je dat onderzocht? Bijvoorbeeld: hoeveel mannen waren bij het levensverwachtingonderzoek betrokken? Kunnen geen andere variabelen het verschil verklaren? “Hm, je hebt Alzheimer-gen-onderzoek uitgevoerd op wormpjes. Wat zeggen die over mensen?”
- Heb je er al over gepubliceerd en zo ja: wanneer en waarin? Benader redacties zo mogelijk al vóór de publicatie. ”Publicatie in augustus 2010? Waarom heeft niemand het opgepikt? Is er een addertje onder het gras? Hoe sterk is het verband?”
- Wat is de oorzaak, hoe komt het dat het zo is? Bij het geconstateerde verband over de vaders: waardoor leven ze langer? Doordat ze zich gelukkiger voelen?
- Wat vond je verder opvallend in de resultaten/wat zat anders in elkaar dan je dacht? Bijvoorbeeld: we zien pas verschil bij vaders met twee of meer kinderen. Bij één kind werkt het niet. Bevestigt/weerlegt het bevindingen uit ander onderzoek?
- Voor tv: hoe zou ik dit kunnen visualiseren? Is er bij laboratoriumonderzoek bijvoorbeeld nog een proefopstelling te zien? (Een extra reden om al voor publicatie media te benaderen.) Kunnen we proefpersonen interviewen?
- Voor radio/tv: wie kan dit komen vertellen? Is dat een goede spreker? De redactie zal ook van die persoon (geen voorlichter maar een wetenschapper) willen inschatten of die het verhaal ook bondig en duidelijk kan overbrengen. Soms is het heel banaal: een mooie vrouw maakt bij Pauw&Witteman meer kans. “We willen meer vrouwen aan tafel en het oog wil ook wat.”
- Kunnen wij dit nieuws claimen? Ben je hiermee al in een uitzending gekomen? “Als het al in EenVandaag heeft gezeten, dan doen we er bij P&W niets mee.” VPRO’s Labyrint: “Wij eisen wel de primeur.”
- Waar kunnen we meer lezen? Heb je cijfers, een paper? Zeker wetenschapsjournalisten vragen daar snel om.
Gebaseerd op de input van algemeen redacteuren Dionne Stax (NOS), Bart Hettema (EenVandaag) en Jurgen Latijnhouwers (Pauw&Witteman), en wetenschapsjournalisten Susanne Linssen (VPRO Labyrint), Maarten Keulemans (de Volkskrant) en Corlijn de Groot (NTR Hoe?Zo!). De onderzoeksvoorbeelden komen grotendeels van wetenschappers in de zaal tijdens de NWO-dag. Er waren overigens interessante verschillen tussen de algemene en de wetenschapsredacties; waarover later mogelijk meer.
Op 5 juli en 8 september 2011 organiseert Taalcentrum-VU een workshop Topteksten over onderzoek.
Gearchiveerd onder: Tools | Tags: huisstijl, persbericht 2.0, PressDoc, pressroom, social media release
Sinds maart 2011 kun je via PressDoc social media releases versturen in je eigen huisstijl. Bijvoorbeeld met een eigen header-afbeelding en een eigen domeinnaam. Ook is PressDoc te integreren in je eigen site.
Volgens ontwikkelaar Stefan Borsje was er veel vraag naar, zodat de social media releases minder los staan van de andere bedrijfscommunicatie. Hij noemt de customized service een “premium pressroom”. Je betaalt er een vast bedrag per maand voor. Voor de standaard PressDocs betaal je alleen een bedrag per verzending. Inschrijving is gratis. Voorbeeld van de ING pressroom. Ik zie daarop wel een logo van ING, maar op de ING-site zie ik nog geen social media releases terugkomen. Echt geïntegreerd komt het mij nog niet over, maar het is al wel een stap vooruit. Zie verder: persbericht PressDoc.
Gearchiveerd onder: Tools | Tags: boilerplate, bronnen, contactpersonen, foto's, fotomoment, noot voor de redactie, piketdienst
Onder aan het persbericht sluit je af met contactgegevens en andere informatie bestemd voor journalisten. Code is dat journalisten deze info niet overnemen in hun berichtgeving. Een checklist met 11 punten voor de noot voor de redactie:
- afsluitteken onder het inhoudelijke deel van het persbericht: horizontale streep of //////////////////////
- aanduiding Noot voor de redactie. De toevoeging ‘Niet voor publicatie’ is niet nodig, die afspraak ligt al in ‘noot voor de redactie’ besloten.
- Voor meer informatie: [naam], [functie]. Contactpersonen voor meer informatie zijn vaak woordvoerders en persvoorlichters. Geen punt als je organisatie die niet heeft. Journalisten spreken het liefst met de hooggeplaatste persoon bij de organisatie, en met inhoudelijke medewerkers. Voeg voornaam toe of meld anders dhr./mevr. (en niet alleen voorletters, dat is lastig als je aan de telefoon naar iemand moet vragen).
- contactgegevens: [telefoonnummer], [mailadres]. Kies het telefoonnummer (vast of mobiel) waarop je het best bereikbaar bent. Journalisten kunnen 24/7 bellen. Sommige organisaties hebben een vaste lijn met een piketdienst, zodat er altijd een collega is die de telefoontjes beantwoordt. Voor een mailadres geldt hetzelfde: je persoonlijke adres is prima als je geregeld je mail bekijkt, of geef bij afwezigheid een automatische reply bij wie journalisten terecht kunnen. Grote ergernis van de pers: voorlichters die een persbericht uitsturen en dan naar huis gaan zonder ze te kunnen bereiken.
- websiteadres van de organisatie(s) waarover het persbericht gaat. Het is handig als op de site gelijk duidelijk is (‘Pers’ in navigatie) waar journalisten moeten zijn.
- optioneel: andere contactpersonen, steeds met functie, en eventueel ook bij andere organisaties (vraag daar toestemming voor en check of ze bereikbaar zijn).
- optioneel: beschikbaarheid van foto’s of andere illustraties die je (rechtenvrij) beschikbaar stelt. De media mogen die foto’s plaatsen met de vermelding van de fotograaf, zonder daarvoor te hoeven betalen. Vermeld welke foto’s te downloaden zijn op de site. Meesturen maakt een mailbericht te zwaar.
- optioneel: beschikbaarheid van rapporten (zoals jaarverslagen) of andere achtergronddocumenten. Zet ze op de site en als dat niet kan, geef aan bij wie ze op te vragen zijn.
- optioneel: aanmeldprocedure. Als in het persbericht een bijeenkomst of evenement staat aangekondigd, moet de journalist zich daarvoor dan van tevoren aanmelden? Zo ja: hoe? Bijvoorbeeld: ‘Meldt u zich voor [dag, tijdstip] aan bij [naam, functie, telefoonnummer, mailadres].’ Zo nee: waar moeten ze zich op de dag van het evenement dan melden, hoe laat, voor wie, en moeten ze legitimatie/perskaart kunnen tonen?
- optioneel: tijdstip fotomoment. Vermeld indien relevant ook op welk moment er gelegenheid gepland is om foto’s te maken. Dat scheelt wachten voor de persfotograaf.
- boilerplate: profiel van de organisatie die het persbericht verstuurt. Die boilerplates staan ook wel ‘boven de streep’, omdat deze tekst letterlijk in de krant mag staan. Toch heeft ‘onder de streep’ mijn voorkeur. Ten eerste is het standaardtekst (niet uniek voor dit persbericht) en ten tweede maakt dat het eigenlijke persbericht korter en overzichtelijker.
Voorbeeld van noot voor de redactie met boilerplate en foto’s: http://www.kidscube.nl/pdf/Persbericht%20Kids%20Cube.pdf (jammer dat van de externe bronnen geen contactgegevens zijn opgenomen).
Voorbeeld van noot voor de redactie bij evenement: http://www.no-label.info/downloads/Persbericht_inloopdag_Kids_Cube.pdf (let op: hier is de boilerplate aangepast, er is achtergrondinformatie toegevoegd, op basis van het nieuws uit het eerste persbericht).
De leegstand in Nederland heeft een omvang van een stad als Amersfoort. Dat las ik deze week in de krant. Door het aantal leegstaande huizen af te zetten tegen een bekende stad, gaat zo’n cijfer leven. Ik heb een lijstje gemaakt met handige maten om afstanden, oppervlaktes et cetera mee te vergelijken in je persberichten. Want wat zegt het als een bedrijf bijvoorbeeld 38.000 km kabel heeft gelegd? Dat is bijna de omtrek van de aarde!
| Afstand | Tot de maan: 384.450 km, Omtrek van de aarde: 40.000 km, Amsterdam-Parijs: 500 km, Amsterdam-Utrecht: 45 km |
| Hoogte | Eiffeltoren: 317 m, Euromast: 185 m, Voetbaldoel: 2,44 m |
| Dikte | Potloodstreep: 1 mm, Aluminiumfolie: 6 micrometer (micrometer is een duizendste van een mm) |
| Oppervlak | A4’tje: 600 cm2 (om precies te zijn 623,7 cm2), Voetbalveld: grofweg halve hectare (hectare is 100×100 meter) |
| Gewicht | Olifant: 3,5 ton (1 ton = 1000 kg), Man: 78 kg, Vrouw: 65 kg |
| Snelheid | Auto: 100 km/u, Spaceshuttle: 30.000 km/u, Slak: 0,02 km/u (20 meter per uur) |
| Inhoud | Pak melk: 1 liter, 10 cm3, Gasverbruik gemiddeld huishouden per jaar: 1652 m3 |
| Aantal | Inwoners Rotterdam: 590.000, Inwoners Amsterdam: 768.000 |
| Geld | Bruto nationaal product in Nederland: 600 miljard euro, Modaal maandinkomen excl vakantietoeslag bruto: 2508 euro |
| Kans | Schoppenaas uit pak kaarten trekken: 2% (1:52), Zes gooien met een dobbelsteen: 17% (1:6) |
Wie heeft nog meer fraaie vergelijkingen? Ik hou me aanbevolen voor voorbeelden, om het lijstje mee aan te vullen. Over het gebruik van cijfers is dit jaar een praktisch boek verschenen: ‘Cijfers in het nieuws’ van Willem Koetsenruijter en Rinke Berkenbosch. Enkele voorbeelden uit de tabel hierboven komen uit dit boek.
